健康診断予約代行サービスの種類とメリット・デメリットを解説！選び方やおすすめは？
健康診断の業務は煩雑で、人事担当者の業務を圧迫しがちです。
リモートワーク導入企業が急増した背景も踏まえ、健康診断に関する業務の見直しが重要視されています。
そんな中で注目を浴びている「健康診断予約代行サービス」について、本記事で詳しく説明します。
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健康診断の予約代行サービスとは？
労働安全衛生法第66条により、企業には労働者に健康診断を受けさせる義務があります。
また、労働者は会社の規則に従い、健康診断を受診し結果を会社に報告しなければなりません。
現状、健康診断の実施や結果のデータ管理に通常の業務が圧迫され、担当者の負担になっている場合も多いのではないでしょうか。
膨大な業務負担を削減する外部委託の選択肢のひとつとして着目されているのが、「予約代行サービス」です。
予約代行サービスは、人事担当者に代わり、手間がかかる健康診断の予約業務を代行してくれるサービスです。
予約代行サービスの種類と選び方
健康診断の予約代行サービスは、サービス内容や対応範囲等によっていくつかの種類に分類できます。
導入を検討する際は、自社の希望条件に合う予約代行サービスを見極める必要があります。
導入時に検討したいポイントを3つ解説していきます。
・対応範囲
1つ目のチェック項目は対応範囲です。各サービスごとに「代行」できる対応範囲が異なるため確認が必要です。
- 純粋に電話予約のみを代行してくれるサービス
- 健康診断予約に関わる作業を代行してくれるサービス
- 健康診断の予約に加え、予約後の産業医による連携もあるサービス
純粋に予約のみに特化したサービスでは、健康診断受診予定者のリストアップや通知、データ管理等は外部委託できません。
予約の前後に発生する業務や管理作業まで含めてサポートしてくれるサービスの場合、業務負担の大幅な改善は期待できるものの、費用は高くなる傾向があります。
・サポート体制
2つ目のチェック項目はサポート体制についてです。
- 健診に関連した疑問点を相談できる環境が整えられているか
- 産業医による健診実施後のアフターフォローまで対応してくれるか
- 充実度や手厚さ、利用しやすさはどうか
上記をはじめとするサポート面に関して、各サービスごとの特徴を事前に確認しておくと良いでしょう。
・導入しやすさ
サービスの内容だけでなく、導入のしやすさも検討が必要な重要事項です。
これまで自社で使ってきたツールや管理方法を踏まえた上で、大幅なマニュアル変更の必要性や相性などを確認できるのが理想です。
健康診断の予約代行を利用するメリット・デメリット
健康診断の予約代行サービスを利用することで、業務負担を削減できるなどのメリットが期待できます。
同時に、導入前に知っておきたいデメリットもあるため、事前に把握しておきましょう。
メリット1．予約調整に関連した作業負担をカットできる
まず1つ目のメリットは、健康診断の予約調整に関連する業務の負担削減です。健康診断の予約には、大きく以下の5つの作業工数が発生します。
- 健康診断を受診する期間を決める
- 健康保険組合で適用される補助申請の条件の確認をする
- 受診可能な健診施設・受診できるコースの確認
- 従業員への希望日時と希望のコースを聞く
- 実際に健康診断を予約する
予約代行サービスの対応範囲にもよりますが、上記業務の一部を委託でき、担当者の業務負担を軽減できる点は大きなメリットでしょう。
メリット2．従業員への受診促進・データ管理業務等に注力できる
2つ目のメリットは、予約調整に関する業務が減る分、従業員へ健康診断受診の促進や健康診断関連のデータ管理業務、労働基準監督署への健康診断結果報告書作成など、他の業務に注力できます。
人事担当者の作業負担を軽減し、満足度向上に寄与できる点が着目されています。
デメリット：予約以外の事務負担を軽減しきれない
予約以外の関連業務を充実させ、健康経営を実現するためには「予約代行サービス」だけでは不十分であり、担当者の業務負担を軽減しきれない可能性があります。
健康診断に関わる業務は「予約」だけではなく多岐に渡ります。
特に健康診断の実施後、結果をどう活用し健康経営へ活かしていけるかが、企業に求められる重要な役割のひとつ。
健康診断の実施に付随して生じる代表的な業務は以下の6つです。
- 産業医が健康診断の結果をみて、所見がある労働者を確認する
- 産業医が健康リスクの高い労働者を選出する（日々の労働時間、健康診断結果、ストレスチェック等を確認し判断）
- 産業医は2で選出した健康リスクの高い労働者に対して、健康に働ける状態であるか面談を行い確認する
- 事業者が産業医に健康リスクの高い労働者の現状を確認し、アドバイスをもらう
- 事業者が安全衛生委員会（事業者が健康リスクの高い労働者への対応を審議する会議）を立ち上げて、健康リスクの高い労働者への対応を審議する
- 企業と労働者が合意したうえで残業制限や職場の配置転換などの措置を決める
企業に義務付けられた健康診断の目的は、労働者が健康に働き続けられる環境を整えることです。
予約代行サービスの利用のみでは、上記の業務は自社で行うことになりますので、業務負担の軽減にはつながりづらいでしょう。
健康診断・ストレスチェックに対応した「健康管理システム」利用を推奨
健康管理システムを導入すれば、予約代行以外の健康診断業務、ストレスチェック等に幅広く対応していますので、人事担当者の業務負担の大幅な削減や業務効率化が可能です。
この機会に「健康管理システム」の導入を検討してみるのも良いでしょう。
ここからは「健康管理システム」について解説します。
健康管理システムで実現できること
健康診断システムで対応が可能となる主な項目は下記の通りです。
健康診断の予約・健康診断結果のデータ管理
健康診断の予約をシステム上から直接管理可能。受診漏れや再検査への受診推奨を自動的にメールでサポートしてくれる機能も。- 労働基準監督署への報告書等レポートの自動作成
手間がかかる報告書の作成業務について、入力した健康データ内容をもとに自動で出力可能。 - 産業医への面談予約・オンライン面談
健康診断やストレスチェックの結果を踏まえ、産業医への面談が必要な従業員をデータ上で自動的に抽出可能。
面談予約や面談の実施もオンライン上で完結。面談結果の記録もデータとして蓄積でき、社員の健康管理に活用できる。 - ワクチン接種状況管理・PCR検査の申込み等に対応
新型コロナウイルス感染症の拡大を受け、膨大なワクチン接種状況の管理やPCR検査の申込み等、コロナ禍で生じた新たな課題に対応できる健康管理システムも登場。
なぜ「今」健康管理システム導入を推奨するのか
新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、従業員の労働環境は大きく変化しリモートワークを取り入れる企業が増加しました。
今までの健康管理の業務負担に加え、これまで主体だった紙・手作業での管理業務の見直しが迫られる状況となっています。
予約代行サービスは業務の一部軽減が図れるものの、根本的な改善には至りにくいのが現状です。
この機会に健康管理システムを導入し、業務のスマート化を図りましょう。
健康管理システム「mediment（メディメント）」の特徴
健康管理システム「mediment（メディメント）」は人事・労務担当者の大きな負担だった健康管理業務をクラウドで一元化し、業務負担の大幅な削減と従業員のパフォーマンスの向上に貢献するサービスです。
「mediment（メディメント）」をおすすめするポイントをご説明します。
健康診断や面接指導結果をクラウド上で一元管理
「mediment（メディメント）」を利用すれば、クラウドシステムで健診結果などを一元管理できるため、業務の負担となる煩雑な書類や複数にわたるデータファイルの整理が不要となります。
過去のデータのアップロードも可能なので従来のデータもスマートに管理可能です。
一人ひとりの健康状態から、事業所・部署、組織全体に至るまでの状況を可視化し、健康管理業務の負担を軽減、コア業務への専念をサポートできます。
また、健康診断等の情報は個人情報でありセキュリティ対策が必須です。
「mediment（メディメント）」を提供しているメディフォンでは、プライバシーマークを取得し、高度なセキュリティ対策を実施しています。
医療通訳サポート付きだから外国人労働者にも対応可
「mediment（メディメント）」には、日本の企業で働く外国人労働者に対応した医療通訳サポートが付いています。
多言語支援が必要な外国人従業員もプレミアム料金にてサポート可能なため、安心して利用できるのが魅力です。
ストレスチェックサービスも完備！健康経営に直結
「mediment（メディメント）」は、従業員のストレスチェックサービスも完備しています。
ストレスチェックは厚生労働省により、労働者が50人以上の事業所に実施が義務付けられています。
「mediment（メディメント）」のストレスチェックはPC・スマートフォンのどちらからでも気軽に受検できるため、受検率の向上に効果的です。
ストレスが高い労働者が自動判定され、面談をすばやく推奨し、自動集団分析による事業所・部署ごとのリスクの可視化を実現します。
無料デモ体験や各種問い合わせにも対応
「mediment（メディメント）」では無料のデモ体験の提供や各種問い合わせにも対応しています。
実際に使ってみたいけど、まずは無料で試したいという方は、無料デモ体験を申し込むのがおすすめです。
実際に料金やサービスを体験し、紙やエクセルで管理していた時との比較や従業員の健康管理の強化に役立てましょう。また、業務の効率化について等の相談が可能なところも魅力です。
＞＞＞「mediment（メディメント）」無料デモ体験はこちらから
自社に合った健康診断の予約代行サービスをチェック！
健康診断の予約代行サービスでは、人事労務担当者の負担になりがちな予約関連業務を削減できます。
一方、健康管理システムの利用では健康診断の予約の他に、健康診断関連業務の一元管理が可能です。
健康管理をすることは労働者のモチベーションを上げ、企業の発展に繋がります。
ぜひこの機会に自社に適したサービスを検討してみてくださいね。
