休職中の連絡方法について人事労務担当者が知っておくべき確認事項とは？

従業員が休職することになった場合、該当従業員に対する休職中の連絡について、どのように対処するべきか迷いを感じる担当者も多いかもしれません。

本記事では、従業員が怪我・病気・メンタルヘルス不調で休職する際に、人事労務担当者が知っておくべき「休職中の連絡方法」について詳しく解説していきます。

休職の基準や企業の対応方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

休職は就業規則に基づいて実施

休職とは、従業員が会社から許可を得て、自己都合により労働契約を維持したまま「働くことを免除される」制度です。

労働基準法などの法律に基づく制度ではなく、会社ごとの「就業規則」に基づいて実施されます。

休職の種類として挙げられるのは、傷病休職（私傷病休職）・事故休職・起訴休職・出向休職・依願休職などがあります。中でも、怪我・病気・メンタルヘルス不調で休職を申請するケースが一般的です。

過重労働のリスクについては、以下の資料で詳しくご紹介しています。資料は無料でダウンロードができますので、ぜひお役立てください。

＞＞＞資料ダウンロード（無料）はこちらから：過重労働のリスクとは？

ただし、業務上による怪我や病気の休職は、労働基準法や労働者災害補償保険法に基づいて休職が可能です。

自己都合で従業員が休職する場合には、企業で定められた「就業規則」に基づいて行われるのが通例となっています。

就業規則への休職制度の記載については、以下の記事で詳しく解説しています。

従業員から休職の申し出があった場合、事前に確認しておかなければならない事項が「休職中の連絡方法」です。

復職の見込みがあるのかを確認するためにも重要になってきますので、どのように対応していくのか、次の章で詳しく解説していきます。

休職中の連絡方法・人事労務担当者が知っておくべき確認事項

従業員が休職した場合、人事労務担当者が対応しなければならない業務の1つに「休職中の連絡」が挙げられます。

従業員の状態を定期的に確認する「休職中の連絡」は、会社にとって復職の適性を見極める重要な手段です。

また、従業員に孤独感・疎外感を与えない、復職の相談ができるようにするためにも必要な確認事項となっています。

これらを踏まえ、人事労務担当者は休職対象従業員に対し、以下の内容を事前に確認しておきましょう。

• 連絡窓口は誰なのか？
• 連絡手段は電話？メール？
• 連絡頻度はどれくらい？
• 連絡内容は？

それぞれの内容について詳しく解説していきます。

連絡窓口：一本化が最適

休職する従業員との連絡について、上司・同僚・人事労務担当もしくは産業医など、連絡窓口は一本化しておくのが最適でしょう。

理由は、上司や同僚、人事労務担当などから別々に連絡がくると、休職者が混乱して負担に感じてしまうからです。

特にメンタルヘルス不調の休職者は、連絡窓口が多いことそのものがストレスとなり、連絡自体を拒否する可能性があります。

よって、病気や怪我の休職者との連絡は「人事労務担当者」、メンタルヘルスに支障がある休職者との連絡は「産業医」などのように窓口を1つに絞って対応しましょう。

連絡窓口を一本化することで、休職者のストレス軽減に役立ち、連絡がスムーズに進みやすくなります。

連絡手段：電話orメール

休職者との連絡には、電話やメール（LINE含む）といった手段があります。

復職の意志が強く、メンタルヘルスに支障がない従業員に対しては電話連絡も可能です。しかし、休職する従業員の多くは、会社に対して何らかの罪悪感や不安感を抱いており、自分から連絡しにくい心情になっているケースが多いです。

休職者の負担を最小限にできるよう、電話連絡ではなくメールやLINEなどを活用した連絡手段を提示できるとよいでしょう。

その後、休職者の体調や状態が良くなるようであれば、電話や対面に変更していきましょう。

連絡頻度：1ヶ月に1回を目安に

休職初期の連絡頻度は、怪我や病気の回復状況を考慮して、1ヶ月に1回程度を目安にしましょう。

連絡頻度が多いと休職者のストレスとなり、会社との連絡が辛いと感じてしまう恐れがあります。

状態が良くなるにつれて、1ヶ月に1回から2週間に1回など、連絡頻度を増やしていくのが有効です。

また、休職中の従業員は「連絡したくない」「会社からの連絡が煩わしい」と感じているかもしれません。

休職者の負担を減らすためにも、次回のおおよその連絡日を毎回伝えるようにして、心構えをしてもらうと良いでしょう。

連絡内容：仕事の内容は控えて必要最低限に

休職中の連絡内容は必要最低限とし、休職者にプレッシャーを与えないようにしましょう。

基本的に仕事の内容は控えて、病状の確認報告や簡単な社内報などの連絡に留めておくのがベストです。

連絡内容の具体例

• 治療や通院の経過状況
• 食事・睡眠など日常生活が送れているかどうか
• 現状の不安や悩みはあるか
• 簡単な社内報の連絡など

健康状態が良くなり、職場復帰の目途が立つようであれば、復帰に向けた話し合いを行っていきましょう。

復帰内容の具体例

• 元の仕事内容になるのか
• 配属先が変わるのか
• 復帰直後は時間短縮で働くのかなど

注意事項：休職者と連絡が取れない可能性も視野に

人事労務担当者は、休職者と連絡が取れない可能性も視野に入れておく必要があります。「病状が良くない」「メンタルヘルス不調で連絡拒否」などを想定し、事前に休職者の家族や主治医の連絡先を確認しておくようにしましょう。

また、就業規則の休職に関する規定にもよりますが、連絡が全く取れなくなった場合、退職の可能性があることも事前に伝えておきましょう。

内容の受け取り方次第で「話が違う」「聞いていない」などのトラブルが起こらないためにも、きちんと書面に残しておくことが大切です。

休職中の連絡方法の他に確認すべき必要事項はある？

人事労務担当者は休職中の連絡以外にも、休職前に説明すべき必要事項や取り交わす書面があります。

従業員から休職の申し出があった場合には、まず「医師の診断書」や「休職届」が提出されているかを確認しましょう。

次に、就業規則をしっかりと確認したうえで「休職期間」「給与の支払い」「傷病手当金」「社会保険料の支払い」等について説明してください。

休職制度を用いるのは従業員の復職が前提となる場合のため、会社のルールを遵守してもらうように促しておくことも大切です。

休職期間の説明

休職期間については、就業規則を確認したうえでいつまで休職できるのかを説明する必要があります。

基本的に勤続年数に応じて決められているケースが多いです。 人事労務担当者は、会社ごとに定められた就業規則と照らし合わせて休職期間を説明しましょう。

休職期間の説明と合わせて注意すべき事項が以下になります。

• 休職開始日はいつから
• 休職の通算期間の説明
• 復帰が望めない場合は自然退職する可能性がある

休職開始日をきちんと説明しておかないと、後々のトラブルに発展するケースが考えられるため、いつからいつまでが休職期間といった内容を明確にしておきましょう。

また、近年増加している「うつ病」などのメンタルヘルス不調は、再発率が高い傾向にあります。

休職と復職を繰り返す可能性を考慮し、休職の通算期間についての説明が必要です。

例えば、休職期間が3ヶ月の場合「休職した通算期間が3ヶ月なのか」「休職するたびに3ヶ月可能なのか」など。

こうしたケースを想定し、就業規則に欠勤期間・休職期間の通算規定に関する項目があるか確認しておきましょう。

休職期間が過ぎても復帰が望めない場合は、就業規則に基づいて「自然退職」になる可能性も伝えておいてください。ただし、休職前の従業員は精神状態が普通でない可能性があるため、書面にして説明しておくのが良いでしょう。

給与の支払い内容

給与の支払いは、労働基準法第24条に「ノーワーク・ノーペイの原則」が定められているため、休職中の従業員に対して給与を支払う義務はありません。

就業規則に支払いの明記がある場合は、支払いが可能であることを知らせておきましょう。就業規則の確認と休職中の給与については、休職者とよく話し合っておくことが重要となります。

傷病手当金などの給付金案内

給与の支払いが認められない休職者には、健康保険の傷病手当金給付の可能性があることを説明する必要があります。

傷病手当金とは、病気や怪我のために働けなくなった場合、本人とその家族の生活費用がもらえる制度です。

病気が原因で「4日」以上仕事を休んだ場合には、最長で「1年6か月」の間、給与額のおよそ「3分の2」にあたる金額が健康保険から支給されると決められています。

傷病手当金を受け取るための条件は以下を参照してください。

•   社会保険に加入している
•   怪我や病気で働けない
•   連続する3日を含んで4日以上仕事を休んでいる
•   休職中に会社から給料が支払われていない

補足：傷病手当金以外で給付されるケースもある？

• 業務上や通勤途中に起こった怪我や病気で休職する場合：労災保険から給付金や治療費などが給付
• 業務上「うつ病」などが原因で休職する場合：労災保険の可能性あり
• 仕事や生活の制限がかかっている病気の場合：障害年金の可能性あり

社会保険料の支払い義務

人事労務担当者は、休職する従業員に対して「社会保険料の支払い義務」を説明する必要があります。社会保険の負担割合は、会社と従業員で半分ずつと法律で定められています。

休職中に給与の支払いがない場合は、社会保険料を差し引くことができないため、事前に徴収方法を休職者と話し合っておきましょう。社会保険料の支払い方法は以下のとおりです。

1. 会社が立て替えてまとめて徴収する
2. 従業員が会社に毎月振り込みを行う
3. 従業員の傷病手当金から徴収する

※就業規則によっては「社会保険料の支払い」について明記されている場合があるので、よく確認しておきましょう。

休職中の連絡方法：休職者と事前に確認しておきましょう！

休職中の従業員と連絡を取ることは、健康状態を把握するだけでなく、復職の見込みがあるかどうかを確認するためにも必要不可欠です。

休職者の多くは、仕事を休むことに対して不安や焦りを感じています。

スムーズな職場復帰のためにも、休職中の連絡方法に留意しながら、休職者としっかり事前確認をしておきましょう。

休職対応の全容については、以下の資料で詳しく解説しています。従業員が休職した際に、人事労務担当者が対応すべきこともご紹介していますので、ぜひご活用ください。

＞＞＞資料ダウンロード（無料）はこちらから：休職対応マニュアル