健康管理システムとは？費用や導入事例をご紹介！
従業員の健康を守ることは企業にとって重大な役割のひとつであり、定期的な健康診断やストレスチェックなど、健康面をサポートする取り組みの実施が義務付けられています。しかし、社員の規模が大きくなるほど一人ひとりの健康に関する資料は煩雑化し、提出書類やデータ管理など、人事労務担当者の事務負担は膨れ上がるばかり。
こうした課題を解決してくれるのが「健康管理システム」です。本記事では健康管理システムの仕組みや費用、実際の事例について徹底解説します。
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「mediment（メディメント）」では、健康診断の実施や結果データ管理、産業医面談の調整、労働基準監督署への報告書作成など健康診断に関わる業務の大幅な効率化が実現できます。以下からmedimentの資料がダウンロードできるので、ぜひご覧ください。
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健康管理システムとは
健康管理システムとは、企業で働く従業員の健康に関するデータをオンライン上で一元的に管理するITシステムです。人事労務担当者の大幅な負担軽減など、幅広い効果が期待されており、健康管理システムを導入する企業は増加傾向にあります。
健康管理システムの機能
では、実際に健康管理システムではどんなことができるのでしょうか？
健康診断の予約・健康診断結果のデータ管理
健康診断の予約をシステム上から直接管理でき、受診漏れや再検査への受診推奨を自動的にメールでサポートしてくれます。
また、蓄積されたデータから健診結果の推移を分析でき、健康リスクの高い対象者を自動的にピックアップすることも可能です。これまでデータ入力や書類作成のためだけに管理されていたデータを、健康管理のために役立てられます。
労働基準監督署への報告書等レポートの自動作成
煩雑な書類作成や報告書の作成業務について、入力した健康データ内容をもとに自動で出力可能。業務負担の改善や作業のスピードアップが期待できます。
産業医への面談予約・オンライン面談
健康診断やストレスチェックの結果を踏まえ、産業医への面談が必要な従業員をデータ上で自動的にピックアップできます。予約や面談もオンライン上で完結。面談結果の記録もデータとして蓄積できるので、社員の健康面での変化に迅速に対応できます。
健康管理システムを活用する8つのメリット
上述のような機能を持った健康管理システムをうまく活用すれば、事務負担を軽減できるだけでなく、これまで以上に精度の高い健康フォロー体制の構築が目指せます。具体的には以下8つのメリットがあります。
メリット① 事務作業負担の軽減
健康管理システムを活用する最大のメリットは、健康データの管理に関する事務作業負担の軽減が図れることです。
・紙ベースで提示される健康診断結果のデータ入力・管理作業
・ストレスチェックで得られた結果の管理
・煩雑化した書類や複数にわたるデータファイルの整理
・労働基準監督署へ提出する報告書等の書類作成
これらを手作業で担当する人事・総務担当者の労力は計り知れません。まして、複数の部署にまたがって管理しようとすると、データファイルや書類がごちゃまぜになり、必要な時に必要な情報にたどり着けない問題も。
健康管理システムではこうしたデータをオンライン上で一括管理でき、必要作業工数を大幅にカットできます。複数部署でのデータ共有も即座に可能で、社内全体でのスマートなデータ管理・運用が見込めます。
作業効率化をおこなうためにmedimentを導入いただいた事例もございますので、ぜひご覧ください。
メリット② 事務コストの削減
健康データの管理・運用が効率化できるため、事務作業に伴って発生するコストを削減できる点も経営上の大きなメリットです。
・報告書の作成業務における人件費（残業代、休日出勤代など）
・紙ベースでの保管書類作成に伴う消耗品代（用紙代、インク代など）
これらのコストを最小限に抑えられ、継続的な事務コストの削減につながります。また、管理データそのものがスマートに整理でき、人事・総務担当者の業務パフォーマンスの向上につながる副次的なメリットも期待できます。
メリット③ 従業員へのフォローアップ体制の充実
従業員一人ひとりの健康データが可視化されるため、健康診断での再受診通知やストレスチェックによるメンタルケアの必要性など、健康面で不安要素のある従業員を漏れなく抽出できます。
医療機関への受診や産業医との面談などをデータを活かして分析・判断できるのはITシステムならでは。アフターフォローが必要な従業員へ自動でお知らせメールを配信できる機能など、最小限の労力で最大限のフォローアップができる体制を整えられます。
メリット④ 健康状態へ影響する労働環境の最適化
健康管理システムによって得られた「健康データ」と従業員の「勤怠データ」を照合すれば、労働実態が健康面にどう影響しているかが一目瞭然。既定を超える残業量や休日出勤の有無など、従業員の健康に悪影響を与える原因をデータ分析できます。
健康状態と勤怠状況の見える化ができるからこそ、ピンポイントで改善点を判別し、スピーディーな問題解決に向けた対応を検討できます。
メリット⑤ 健康状態のセルフチェックが可能に
健康管理システムを導入すると、従業員一人ひとりがパソコンやスマートフォンから健康状態を確認できるようになります。これまでは健康診断やストレスチェックを実施した直後しかデータに触れる機会はなく、健康への意識が薄れてしまうケースがほとんど。
健康状態やメンタルヘルスに触れる機会が増えることで、従業員の自己管理能力の向上が期待でき、企業と従業員の双方向からの「健康経営」の実現が期待できます。
メリット⑥ 健康状態の悪化による離職・休職の予防
健康データを年次ごとに分析できるため、健康上の微細な変化に気が付きやすい体制作りができるのも健康管理システムのメリットのひとつ。早期発見・早期対応・早期改善が目指せるため、健康状態の悪化による離職・休職の予防につながります。
メリット⑦ 健康管理を取り巻く変化（法改正など）への対応
企業に求められる労働環境の整備については、定期的な法改正や変更通知が適用されます。こうした変更点を正しく理解し、社内システムへ反映させるには相応の時間と労力が必要です。
健康管理システムの中には、こうした法改正等を的確に反映した、運用システムの定期的なアップデートを実施してくれるサービスも多いです。微細な変更に漏れなくスムーズに対応できる点はITシステムならではのメリットです。
メリット⑧ 健康経営優良法人の認定を目指せる
経済産業省は、特に優良な健康経営を実践している大企業や中小企業等の法人を顕彰する「健康経営優良法人」を認定しています。健康経営優良法人に認定されると、企業のイメージアップや採用率・定着率の増加など、さまざまなメリットや恩恵が期待できます。
健康管理システムによるデータベース化が進めば、健康経営そのものの実現や、その先にある優良法人認定への道が拓けるでしょう。
以下の事例では、medimentを導入したことで健康経営優良法人の取得も視野に入れられるようになったとのお声をいただいております。
健康経営優良法人については、以下の記事で詳しく説明しています。
健康管理システムを導入する際の注意点3つ
健康管理システムを導入する際には、メリットだけでなく注意すべきポイントもあります。しかし、それぞれ対策を知っていれば、安心して健康管理システムを導入できます。
以下の3つについて見ていきましょう。
- データありきで従業員の健康情報を見てしまう
- 健康管理システムを活用できるかは自社次第
- 自社に最適な健康管理システムを選ぶのが難しい
1．データありきで従業員の健康情報を見てしまう
従業員の健康情報をデータで管理できるのが健康管理システムの強みですが、データばかりを見てしまい、目の前の従業員の様子を気にかけられないようでは、本末転倒です。
データには載ってこない従業員の変化もあります。様々な従業員とコミュニケーションを取るように心がけるなどして、データに頼り切らないようにしましょう。
2．健康管理システムを活用できるかは自社次第
せっかく健康管理システムを導入しても、活用しきれていない場合はかけた予算と時間がもったいなくなってしまいます。
使う頻度が少ない、機能が多すぎてどの機能を使えばいいかわからないなど、導入してから気づくパターンもありえます。
そうならないために、健康管理システムを導入する際は社内で事前に「なんのために導入するのか」「データをどう活用するのか」「従業員にどう使ってもらうのか」などを決めたうえで、システムの検討をするといいでしょう。
健康管理システムをきちんと使いこなせるか不安な際は、カスタマーサポートが充実しているシステムを検討することも有効です。
他に導入後の対策としては、
- 従業員にシステムの利用方法を周知する
- 健康経営をおこない、データをうまく活用する
などが挙げられます。
健康経営の具体的な取り組みについては以下の記事でご紹介していますので、ぜひご覧ください。
3．自社に最適な健康管理システムを選ぶのが難しい
昨今の健康経営への注目の高まりから、健康管理システムを提供する企業の数は増えてきています。多くのシステムの中から、自社に最適なものを選ぶのは難しいでしょう。
その場合は、自社の目的とゴールを決めることが重要です。費用もまちまちですので、自社で健康経営をおこないたいのか、それともまずは法令遵守をしっかりしたいのかなど、どこまで求めるのかを明確にしておきましょう。
要望を明確にした上で複数の企業を比較検討し、もっとも求めているものに近いシステムを選ぶと良いでしょう。
健康管理システムの費用相場
このように大きなメリットがある健康管理システムですが、導入する上で課題になってくるのが費用です。そこで、最後に、健康管理システム活用にかかる費用について説明します。
健康管理システムには大きく分けて①クラウド型と②オンプレミス型（パッケージ型）の2つがありますので、それぞれの費用相場をみていきましょう。
①クラウド型
クラウド型は健康データの管理運用をクラウド上で実施できる健康管理システムです。サーバー管理やメンテナンス等をサービス運営者へ一任できるほか、導入までの期間も比較的短く、初期導入費用を低く抑えられる点がメリットです。システム利用料を月額で支払う必要があり、一般的には従業員の規模に応じた変動価格が適用されます。
初期導入費用
システムのセットアップや従来のデータを移行するための料金です。料金体系としては、「一律固定料金」と「従業員数に応じた変動料金」の2パターンに分類されます。固定料金の場合は、50万円程度、従業員に応じた変動料金の場合、ひとりあたり1,000円程度が一般的です。
月額費用
毎月の使用料になります。従業員人数x単価で設定されており、単価は50円～500円と使える機能に応じて様々なプランが用意されていることが多くなっています。
オプション費用
基本機能以外のオプションを依頼する場合に発生する費用です。オプション項目としては、健康診断の予約代行や産業医との面談などがあります。
②オンプレミス型（パッケージ型）
一方、オンプレミス型（パッケージ型）は、専用ソフトを自社サーバーにインストールし、社内ネットワークを介して運用していくシステムです。導入費用はクラウド型よりも高く、導入までに一定期間が必要となります。また、セキュリティ対策や各種メンテナンスなどをすべて自社運用しなければならず、環境設備の構築にまとまった費用がかかるのが特徴です。
・導入費用が抑えられる
・セキュリティ対策やメンテナンス、法改正等への対応を追加費用なく運用会社へ一任できる
といったメリットを踏まえると、「クラウド型」の方が費用対効果が優れているといえるでしょう。
medimentは、クラウド型の健康管理システムです。medimentなら導入の際もカスタマーサクセスによる伴走支援が手厚く、スムーズにシステムの移行をおこなえます。
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実際にmedimentを導入いただいたお客様のお声はこちらでご紹介しております。ぜひご覧ください。
健康管理システムを比較する際のポイント4つ
健康管理システムを導入する際に比較しておくべき4つのポイントをご紹介します。
- 費用を比較
- 使いやすさ・操作性を比較
- セキュリティ対策を比較
- サポートを比較
①費用を比較
前述したとおり、健康管理システムには主にクラウド型とオンプレミス型の2つがあります。どちらを選ぶかで費用が変わってきますので、自社が求めるものを整理し、導入すべきシステムを見極めましょう。
主な比較要素は、
- 初期費用
- 導入までに要する期間
- カスタマイズ性
- メンテナンス
などです。
②使いやすさを比較
システムの使いやすさは業務効率化に直結します。画面の見やすさや健康関連データの管理のしやすさ、担当者と産業医などの情報共有がスムーズかなどに注目すると良いでしょう。
事前に検討しているサービスのデモ体験を利用して実際に操作してみることで、導入後のイメージがつきやすくなります。
「健康管理システムを導入したものの操作性が悪く紙の運用に戻ってしまった……」とならないためにも複数のシステムで比較してみましょう。
③セキュリティ対策を比較
従業員の健康データは、健康診断結果など要配慮個人情報にあたるものも含まれているため、システムのセキュリティ対策は重視しましょう。プライバシーマークやISMS認証※を取得しているようであれば、一定の安全性を保てると判断できます。
※情報セキュリティマネジメントシステムとも呼ばれる、情報セキュリティを管理する仕組み。第三者機関から情報セキュリティに関する要件を満たしていると判断されると、ISMS認証を取得できる。
また、閲覧権限やログ管理への対応も重要です。誰もが健康データを閲覧できてしまうようでは個人情報が守られません。かといって、極端に閲覧権限を限定されてしまうのも問題です。
適切な人が適切な範囲で情報を閲覧できるよう、管理者、産業医、従業員といった区分で権限が設定できるシステムが良いでしょう。
④サポートを比較
導入後のサポートも重要です。健康管理システムを導入し、いざ活用しようとしても問い合わせ対応が丁寧でなかったりスムーズにいかなかったりすると、費用がもったいないです。
問い合わせ対応はメールなのか電話なのか、自動応対のチャットボットなのかなど、サポート体制がどのようになっているかを事前に確認しておくのがおすすめです。
比較検討段階でのやりとりやデモ体験、検討先の導入事例などをチェックし、導入後のサポートが手厚いのか確認しましょう。
また、導入後は定期的なフォロー面談などがあるのか、あるのであればどれくらいの頻度やどのような内容でおこなわれるのかを把握しておくと良いでしょう。
健康管理システムで解決できる課題と今後への期待
健康管理システムにはデメリットもありますが、それ以上の大きなメリットがあります。冒頭でも触れた「書類業務・事務作業の負担軽減」「健康関連の業務の効率化」などの課題は、健康管理システムの導入によって解決できる可能性が高いです。
また、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴う新たな健康業務の登場など、誰もが予測できない事象が今後また生じるかもしれません。時代の変化に直面した際、人事・総務担当者に過度の負担がかかる事態を避け、システムのアップデートによって対応できる健康管理システムの導入は、健康経営の実現に向かう一番の近道だといえるでしょう。
従業員の働きやすさは労働生産性の向上につながり、企業そのものの底上げに直結します。ぜひ、自社に合った健康管理システムの導入を検討してみてください。
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